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読み手は誰か
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| ・ビジネス文書は、直接関わりを持たない第三者や現場に立ち会っていない人が読んでも十分 |
| 理解出来るような文章であることが重要である。 |
| ・専門用語やそのセクションのみで通用する慣用句もできる限り使用しないこと。 |
| ・また読み手が作成者にとってどのような関係か、登場人物が会社にとってどのような関係かなど |
| に配慮し、敬語の用法も誤らないように。 |
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「起承転提」で結論を先に言う
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| ・ビジネス文書は通常、結論を先に言う。 |
| ・起承転結でなく、「起承転提（提案）」の文体にならなければいけない。 |
| ・くどくどと説明して、最後にようやく要旨が読みとれるような文章は、読み手への配慮に欠け、 |
| 説得する気持ちがない文章である。 |
| ・良い文章は模範となる文例をまねるのが最も効率がよく、特に社内文書に関しては、その |
| 会社の慣例書式を踏襲する必要がある。 |
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基本条件は備えているか
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| ・ビジネス文書は現代表記に沿って口語体（現代の言葉遣い）で書かれるのが普通である。 |
| ・歴史的仮名づかいや日常会話で用いられない言い回しは、なるべく避けるべきである。 |
| ・一つの文章において文体は統一がとれていなければならない。 |
| ・わかりにくい言葉、むずかしい語は、出来るだけ普段話している日常用語に置き換え、 |
| 読みやすく、わかりやすくする配慮をする。（若者言葉は禁止） |
| ・略語、俗語、方言は使用しない。 |
| ・外国語、専門用語はなるべく使用を避ける。 |
| ・企業間の公式的やりとりに使われる書簡文以外は、一般に文の結びは、「である文」が用いら |
| れる。 |
| ・左書きのビジネス文書は普通アラビア数字を用いる。 |
| ・年号や電話番号以外は３桁ごとにカンマで区切る。 |
| ・最近ではなるべく句読点「、」「。」を多用し、弾みのついた文章が良いとされ、改行なども |
| 多い方が、紙面に適当な余白を持たせることができ、読みやすくなる。 |
| ・訂正は「－」又は「＝」で消し、その上に訂正者印を押し、正しい文字を上部に記入する。 |
| ・数字の場合は誤った数字だけでなく、当該数字の全てを消し、その上に、正しい数字を記入 |
| する。 |
| ・脱字の場合は「 ＜ 」又は「 { }」を使いその中に正しい追加文字を記入し、その上部に訂正印 |
| を押す。 |
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